Todo lo que necesitas saber sobre escáneres y digitalización de documentos para tu negocio

A día de hoy, prácticamente ningún negocio puede sobrevivir sin utilizar un método de digitalización de documentos. Tener cualquier tipo de negocio, sea de lo que sea, normalmente nos obliga a almacenar grandes cantidades de documentos y datos, que no siempre podemos guardar de forma física.

Para esto, gracias a la tecnología actual, contamos con escáneres y programas de digitalización de documentos, que nos permiten almacenarlos de una forma más sencilla y menos invasiva: en nuestros ordenadores e, incluso, en la nube.

Este tipo de métodos de agrupación de documentos cuentan con múltiples ventajas para quienes los usan: desde un claro ahorro de espacio físico hasta la posibilidad de hacer todo tipo de gestiones de un modo más sencillo y rápido.

En el post de hoy hemos querido hacer un repaso de los aspectos indispensables que debemos conocer para aplicar este método de escáneres y digitalización de documentos en cualquier empresa. Un resumen donde daremos respuesta a cuáles son las ventajas de implementar estos softwares, el proceso que se sigue para conseguir los resultados o los diferentes usos que podemos dar a esta tecnología.

Cómo poner en práctica un sistema de escáneres y digitalización

Lo primero que cabe decir es que esto son una serie de directrices generales que se deben adaptar al caso concreto de cada negocio. En términos generales, el primer paso que deberíamos dar sería reunir toda la información que necesitamos procesar. Aunque pueda parecer un procedimiento engorroso, lo cierto es que es mejor juntar toda la documentación para tener todo a la vista y poder darnos cuenta de si falta algo.

El segundo paso será poner a funcionar nuestros escáneres y proceder a escanear todos los documentos. En este segundo paso, dependiendo de la cantidad de información que nos toque escanear, podremos hacerlo de manera manual nosotros mismos o tendremos que contratar los servicios de una empresa de digitalización.

Lo siguiente que necesitaremos, será hacernos con un sistema que nos facilite la tarea de estructurar todo lo que hemos escaneado. Y por eso, un gestor documental es un software es indispensable hoy en día en cualquier empresa que se plantee hacer este cambio. Sencillamente, se trata de un programa para gestionar documentos que nos ayudará muchísimo a tenerlo todo organizado y disponible para su uso de forma rápida.

Una vez que tengamos nuestro programa, estableceremos una estructura para almacenar los datos y los segmentaremos según nuestras necesidades: fecha, carpetas con nombres, dígitos…

Una vez hayamos completado este paso, ya habremos digitalizado toda la documentación del negocio y podremos empezar a gestionarla de forma fácil y rápida desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.

Los múltiples usos de los programas de digitalización

Además de todo esto, gracias a los escáneres y sistemas de digitalización no solo podemos organizar las facturas o los papeles más burocráticos, si no que también podremos editar imágenes que necesitemos para nuestro negocio.

Si por ejemplo, tenemos una empresa donde contamos con muchas imágenes escaneadas que debemos gestionar, gracias a este tipo de software podremos desde retocar la imagen escaneada hasta almacenarla según nuestras necesidades.

Estos sistemas de digitalización nos permiten escanear cualquier tipo de contenido y editarlo a nuestro gusto, dependiendo del uso que vayamos a darle. Hoy en día los programas para retocar imágenes y documentos son imprescindibles para trabajar de una forma más eficaz.

Ventajas de digitalizar los documentos corporativos

Está claro que, sobre todo a día de hoy, digitalizar los documentos es algo prácticamente imprescindible para cualquier empresa. Actualmente, gestionamos la gran mayoría de los negocios a través de un ordenador, por lo que este tipo de tecnología puede ser decisiva para optimizar una empresa.

La ventaja principal de digitalizar los documentos corporativos está clara: un ahorro de espacio muy significativo. Al no almacenar los documentos de forma física, podemos dedicar las estanterías y armarios a guardar artículos verdaderamente útiles para el negocio.

Sin embargo, esa no es ni de lejos la única ventaja de la utilización de estos sistemas. A continuación, hemos querido resumiros aquellas ventajas que, en nuestra opinión, son decisivas.

Accesibilidad: rapidez y sencillez

Actualmente necesitamos tener una accesibilidad completa a nuestro negocio, sobre todo si hablamos de papeleo importante para la empresa y que solemos necesitar con urgencia. Digitalizar los documentos nos permite tenerlos disponibles allá donde vayamos, con solo consultar nuestro teléfono, tablet u ordenador. Además, podemos realizar gestiones de manera inmediata y totalmente sencilla: enviar los documentos por email, descargarlos, mandarlos a imprimir…

Seguridad para la empresa

Otra de las ventajas clave de la digitalización de la documentación corporativa es el aumento de la seguridad. Al tener nuestros documentos en la nube, podremos hacer diferentes copias de seguridad, así como guardarlos bajo contraseñas encriptadas, lo que minimiza el riesgo de pérdida o robo.

Un beneficio para el medio ambiente

Lo cierto es que todas las empresas deberíamos concienciarnos con el uso ecológico de nuestros recursos. Y una de las formas más sencillas de hacerlo es abandonando el papel y utilizando siempre recursos digitales. Actualmente, la tecnología nos permite no gastar ni una hoja de papel innecesaria, por lo que, además de facilitarnos la vida, también podríamos estar ofreciendo un beneficio para el medio ambiente.