Las agendas te ayudarán a organizarte mejor

Desde hace mucho tiempo, las agendas personales se han convertido en una herramienta fundamental para el trabajo de todos los días. Permiten registrar los momentos que son realmente importantes, recordar eventos o actividades ya planificados y organizar mejor el tiempo.

Son cuadernos o libretas, ya sea de bolsillo, cartera y sobremesa, en los que realizaremos cualquier anotación. Tienen páginas organizadas por mes, las cuales también puedes programar por semanas e, incluso, día a día. La mayoría nos puede durar un año aproximadamente.

Pero también podemos encontrar agendas digitales o APP disponibles para teléfonos inteligentes que tienen las mismas funciones y hasta más.

Las agendas son súper útiles, sobre todo, para la nómina ejecutiva de una empresa, cuyos representantes están tan sometidos a numerosas actividades diarias que con ellas no dejarán pasar nada por alto.

¿Para qué nos sirve una agenda?

Muchas personas usan una agenda, pero obviamente no todos saben cómo usarla de forma adecuada. A continuación, te presentaremos algunos ítems que deberás poner en práctica para optimizar mejor su uso:

1.- Anota solo los compromisos que estés dispuesto a cumplir: Algo que debes tomar en consideración es que solamente deberás agendar aquellas tareas que realmente vayas a cumplir, tomando en consideración hora y fecha determinadas.

Si por alguna razón tienes que suspender alguna actividad apuntada en agenda en el momento justo de su ejecución, es un asunto que escapa de nuestras manos.

2.- Es un excelente recordatorio: Son esenciales para anotar fechas o compromisos que no podrás recordar tan fácilmente.

Con solo checar un día o par de horas antes tus apuntes, en seguida caerás en cuenta de que tienes algo muy importante por hacer y que por ningún concepto puedes olvidar.

3.- No incluyas cosas que “te gustaría hacer”: Un error frecuente es utilizar la agenda para anotar cosas que “nos gustaría hacer” pero que no estamos seguros de poder lograrlo.

Estas “intenciones de hacer algo” pasarán a ocupar un lugar dentro de nuestro cuadernillo de trabajo solo cuando de verdad haya el compromiso de cumplir.

Lo importante del caso es no gastar tiempo y espacio en apuntar cosas que no desarrollarás.

Si tu agenda está repleta de cosas que ejecutarás con toda certeza junto con aquellas de las que aún no estás seguro realizar, entonces caerás en la procrastinación.

4.- Evita hacer modificaciones: Salvo que sea estrictamente necesario, trata de no mover y no sacar actividades que hayas apuntado dentro de tu agenda, pues crea un aire de desorganización y, además, estarías atentando contra tu propia productividad.

Antes de hacer cualquier modificación, toma en cuanta que no solo perjudicarías tu tiempo y tu trabajo, sino el de otras personas que estén involucradas en el mismo.

5.- Trata de organizar mejor y dejar espacios entre reuniones: Lo mejor de tener una agenda es que puedes organizar tu tiempo y, por su puesto, decidir sobre los espacios entre reunión y reunión.

Evita engranar un encuentro o actividad sobre otros, previendo, por ejemplo, que la primera se prolongue más tiempo de lo necesario.

Es importante tomar en consideración la necesidad de dejar espacios más o menos largos entre actividades y reuniones.

Jamás serás lo suficientemente productivo si tu tiempo está copado, así que presta mucha atención a este punto.

6.- Dedica tiempo a tareas personales: Es esencial agendar tiempo para uno mismo, aunque suene raro.

Ese lapso puedes aprovecharlo para sacar un trabajo personal o dedicar horas a cosas que no tengan nada que ver con trabajo.

Es importante destacar que los momentos que dediquemos a uno mismo nos ayudarán a despejarnos y, en consecuencia, ser mucho más productivo.

La calidad de vida que podamos ofrecernos también cuenta.

7.- Actualizar a veces es necesario: Si no hay otra opción más que transformar la agenda, trata de mantenerle actualizada. Reflejar de forma inmediata y adecuada garantizará un mejor trabajo.

Tipos de agenda

Existen variedades y todas resultan muy prácticas y bastante útiles. A continuación te mostraremos algunos tipos que podemos encontrar para darle el mejor de los usos:

1.- Agenda personal:

Es, quizá, una de las más utilizadas por muchas personas, quienes optan por este para hacer anotaciones de actividades personales como finanzas, eventos sociales, relaciones públicas, fechas festivas que resulten importantes, trabajo, entre otras.

Puedes escoger entre un sinfín de diseños, siempre el que mejor se ajuste a tus necesidades y gustos. Hay que recordar que son necesarias para organizar mejor el tiempo.

2.- Agenda de reunión:

Son las preferidas de la oficina, pues permite hacer una especie de lista de todas las actividades que se van a desarrollar durante todo el día. En ella se deberá anotar el lugar y la fecha exacta de cada encuentro.

Si estás buscando mayor eficiencia a la hora de tratar temas en las reuniones, entonces estas son las mejores agendas para ti, ya que garantizan que todo, o la gran mayoría de cosas que agendes, se cumpla a cabalidad.

3.- Agenda de bolsillo:

Son bastante utilizadas, sobre todo por quienes necesitan urgentemente organizar tiempo y actividades mientras se van trasladando de un lugar a otro.

Son de pequeño tamaño y no dificultan en lo absoluto la movilización de las personas.

4.- Agenda técnica:

Son necesarias para los profesionales, pues ofrece detalles de las actividades que se lleva a cabo y para plasmar sus aptitudes.

Si quieres diseñar un perfil profesional lo suficientemente bueno, entonces adquiere o diseña tu propia agenda técnica.

5.- Agenda escolar:

Esta clase de agenda es bastante efectiva para escolares y universitarios. Allí puedes anotar actividades académicas que necesites llevar a cabo.

6.- Agendas semanales:

es una agenda como las demás pero en las que se puede ver toda la semana

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En el mercado, las puedes encontrar de todas las formas y de todos los colores, así que no desaproveches la oportunidad de adquirir una de estas.

Agenda de papel

A pesar de las múltiples opciones y de los dispositivos electrónicos que nos ofrece el mercado, la agenda de papel es todavía considerada como una opción válida, porque cuenta con grandes ventajas:

1.- Garantiza accesibilidad, es decir, que es más fácil encontrar un pedazo de papel en el que puedas escribir cualquier información.

Hay quienes afirman que, si por alguna razón, no tienes a la mano ni lápiz ni papel es mucho más fácil hallarlos que un celular o aparato electrónico si no lo tienes a la mano.

Un punto a favor es que ni el lápiz ni el papel necesitan recargar. Obviamente ninguno de los dos requiere de baterías como un móvil o cualquier otro aparato.

2.- Para muchos, es más rápido sacar papel y lápiz para hacer los apuntes. Lleva más tiempo hacer anotaciones en un celular o un ordenador.

Entre buscar el móvil, encenderlo, acceder a la aplicación, hallar la fecha en la que desees hacer la anotación perderás algunos minutos valiosos.

Pero imagina también que uno de los aparatos electrónicos utilizado como agenda no quiera funcionar en ese momento.

Hay ocasiones en que perder tiempo no es una opción, así que en este aspecto daremos varios puntos a favor de una agenda tradicional.

3.- Es mucho más cómodo para ti. No perjudica la vista porque no estás sometido constantemente a la pantalla de un ordenador.

Evita que la fatiga en la espalda al no estar sometido siempre a la misma posición. Aunque no lo creas, la agenda de papel incide de forma positiva en tu salud.

4.- Es importante destacar que trabajar con lápiz y papel hace volar mucho más la creatividad. Los expertos aseguran que es la mejor forma de hacer fluir las ideas.

Agenda digital

No cabe duda que la tecnología siempre ha jugado a favor de todos nosotros. ¿Has requerido del uso de una agenda? Pues, te aseguramos que una agenda electrónica también ha sido considerada una buena alternativa.

Es un aparato electrónico portátil que cuenta con las mismas funciones que una agenda tradicional. En el dispositivo puedes anotar actividades con fecha y hora, números telefónicos, fechas importantes, calendario, entre algunas otras.

Algunos expertos han asegurado que surgieron al evolucionar las calculadoras digitales, representando para la época un boom tecnológico.

Sin embargo, la cosa no se detiene allí. Durante los avances tecnológicos, han surgido otros aparatos como los smartphone que, además de ser considerados teléfonos celulares inteligentes, también cuentan con aplicaciones que hacen las veces de una agenda.

A continuación, te presentamos algunas características de la agenda electrónica:

  • En un principio fueron creadas con el tipo de teclado QWERTY y contenía pantallas LCD monocromáticas. Más adelante, se crean agendas con pantalla táctil y que, además, contenía lápiz digital, teclado virtual, entre otras.

  • El registro de los datos introducidos es mucho más fácil, al igual que el seguimiento y el control de cualquiera de los datos.

  • Fueron creadas en la década de los 90 en base a las calculadoras digitales, aunque para mejorar estos aparatos decidieron crear nuevas funciones.

  • Fueron sustituidas por los PDA (Personal Digital Assistant, por sus siglas en inglés) y los moviles inteligentes. Los PDA tienen a confundir a los usuarios con las viejas agendas electrónicas, aunque las primeras contienen más capacidad y mejores funciones.

Otras características puedes ser:

  • Contienen directorio telefónico que permitía la realización de una lista de contactos, lo que se llama listin telefonico.

  • Garantiza el registro con mucha eficiencia de los horarios de actividades y también las citas o eventos.

  • Los datos de textos pueden ser almacenados dentro de su propio sistema.

  • Garantiza, además, un registro eficiente de las tareas que deseas desempeñar cada día; también indica cuando cada una de los compromisos se han cumplido.

  • Su tecnología ayuda conocer a quienes manipulan estos importantes aparatos qué hora es en cualquier país del mundo.

  • Da la posibilidad de utilizar contraseña, a fin de resguardar información valiosa a la que no todos pueden tener acceso.

  • En las agendas electrónicas podemos activar alarmas que nos indiquen el momento en que debamos realizar alguna actividad.

  • También tiene aplicaciones de conversión métrica y conversión monetaria.

APP esenciales

Seguramente querrás sacarle mucho provecho a las agendas para organizar tu tiempo y para mantener la afectividad en tu trabajo. Si tienes un teléfono inteligente, es momento de que conozcan cuáles son las mejores aplicaciones o APP que harán tu vida mucho más fácil:

1.- Evernote: Es considerada como una de las mejores aplicaciones de este tipo. Es, según quienes la han utilizado, la más completa y la preferida de muchos por su facilidad y la capacidad de captar cualquier experiencia.

En Evernote podrás organizar tus actividades mediante anotaciones, grabación de voz, imágenes. Ninguna otra APP ha sido tan efectiva como esta.

Por su puesto que está disponible en iOS y Android. Es, sin lugar a dudas, una de las herramientas más útiles y versátiles diseñada de los últimos tiempos.

2.- Do It Tomorrow: También está disponible en iOS y Android y la puedes descargar sin pagar nada. Muchos coinciden en que es muy sencilla de usar.

Anota en Do It Tomorrow cualquier tarea pendiente, pero también registra fechas importantes y eventos a los que desees asistir.

Puedes organizar agenda por día, temas e, incluso, por prioridades, así que no desaproveches la oportunidad de descargar esta magnífica aplicación.

Es importante destacar que los registros pueden realizarse en función de dos días. Si no haz tachado alguna tarea, el sistema automáticamente lo marca para el día siguiente.

3.- Todoist: lista de tareas: Fácil de usar y muy funcional. Son estas dos de las principales características de esta aplicación que podrás descargar de forma gratuita, pero que también podrás sincronizar con otros dispositivos donde esté instalada.

Otra de su cualidad es que podrás guardar tareas en la nube y, además, puedes utilizarlo aún fuera de línea. Está compuesta por G-Drive y Dropbox, lo que permite la posibilidad de seguir añadiendo contenido a las tareas.

Dispone de un cronograma que está a la vista que brinda la oportunidad planificar y organizar las actividades diarias.

4.- Sonrise Calendar: Su integración a Todoist garantiza centralizar todas las actividades que registres. Es considerada una de las más óptimas aplicaciones de agenda online.

Es bastante fácil de utilizar y también es muy práctica. Su descarga es gratuita y está disponible en dispositivos iOs y Android.

Quienes la han utilizado coinciden en que es una excelente APP porque, además, resulta ser compatible con algunas otras aplicaciones de este tipo que permite organizar de mejor manera las tareas.

5.- Toodledo: También es gratuita y es compatible con dispositivos como iOs y Android.

Disponible para todas aquellas personas que desean organizar mejor su tiempo y actividades.

Es multifuncional y muy fácil de utilizar. A pesar de ser las más antiguas de las aplicaciones que hemos mencionado, sus características han hecho que muchas personas en todo el mundo la sigan utilizando.

Una de sus cualidades es que permite organizar tareas, registrar fechas importantes, gestionar actividades de trabajo, listas, notas y cosas que dejas por hacer.

Adicionalmente, permite fijar objetivos claros en función de cada una de tareas que hayas planificado en la APP.

Toodledo es, sin duda, una de las mejores en todo el mundo, así que te invitamos a descargarla a la mayor brevedad posible.

¿Te llama la atención alguna de estas aplicaciones?

Pues prueba descargando alguna de ellas en tu teléfono celular inteligente a fin de poder gestionar con mayor precisión tu propia agenda.

Sin pensarlo dos veces, podemos decir que las agendas online, disponibles en las páginas de internet, han resultado ser una bendición para muchas personas que requieren de este tipo de herramientas para poder organizarse mejor.

Conclusión

Desde hace mucho tiempo, las agendas han resultado herramientas necesarias para cualquier persona. Estudiantes, amas de casa, trabajadores, empresarios, entre otros la usan.

Las hay de papel pero también digitales. Dependerá del gusto de cada persona elegir entre ambas.

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Las agendas tienen una serie de ventajas. Una de ellas es que ayuda a organizar tu tiempo, registrar momentos, tareas y actividades; recordar fechas importantes o algún evento de sumo interés.

Aunque miles en el mundo la utilizan, no todos lo hacen de la forma correcta, por lo que a través de este post te hemos ofrecido una especie de guía de lo que se debe hacer para sacar el mayor provecho posible.

Las agendas electrónicas surgieron, aparentemente, para facilitar el proceso. Lo hicieron como evolución de las calculadoras digitales.

Pero también han sido creadas unas series de aplicaciones y APP que podrás descargar en tu teléfono inteligente que cumplen las mismas funciones.

Si necesitas tener una agenda, te invitamos a adquirirla.

Las agendas te ayudarán a organizarte mejor
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