La importancia de una correcta presentación de documentos

“Lo importante no es lo que uno es, sino lo que aparenta ser”. Con esta frase dilapidaba el semiólogo Roland Barthes la importancia de la imagen en el mundo contemporáneo. Una incidencia que también se traslada al ámbito de las empresas y organizaciones.

De hecho, todo lo que forma parte de un negocio depende de la imagen que proyecta. Pensemos en los vendedores y la necesidad que estos tienen de resultar empáticos con la audiencia a la que se dirigen. Lo mismo puede decirse del emplazamiento de las oficinas de una marca dada así como de la colocación del mobiliario con el que estas cuenten.

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Es por ello que las empresas e instituciones deben ser conscientes de lo importante que es cuidar al máximo todos los elementos que formen parte de un acuerdo de negocio, entre los que destacan los documentos. Y es que la presentación de estos es un indicador que habla de las personas que llevan a cabo ese proceso.

Por eso, se debe contar con una estrategia que combine una correcta presentación, que permita una comunicación fluida con el destinatario. Para eso, es fundamental que si se va a llevar a cabo una presentación oral de una idea de negocio los asistentes a tal evento cuenten con un documento que les sirva de guía para estar atento a cómo se desarrolla la evolución de la presentación.

Así, es importante que cada uno de esos documentos esté coherentemente organizado, por lo que debe contar con una protección, bien de plástico, bien de cartón. Esta permitirá sujetar los documentos sin temor a que se caigan y, sobre todo, a que los miembros de la reunión los pierdan.

De la misma manera, en el caso de que se trate de presentaciones importantes en lo que se refiere a su extensión, puede optarse por utilizar un carpesano para que los integrantes del encuentro puedan pasar las hojas con más facilidad. De igual modo, para los más organizados, es interesante presentar, en paralelo a la versión física en papel, los documentos de la presentación en forma de pen drive.

De esta forma todos los participantes pueden analizar lo que se ha dicho una vez terminada. Y lo que es más importante, este material de oficina facilitará y mejorará la imagen de una empresa o negocio dados, por lo que es muy importante contar con ellos como forma de llegar a los clientes.

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