Carpeta de anillas: garantía de orden para los documentos

La cotidianidad y el ajetreo que se vive en una oficina o en las aulas de clase, generan algunas consecuencias como el desorden de folios y extravío de documentos importantes. Es posible evitar tales incidentes con material de papelería clásico, de práctico uso y tamaño. En este caso se considera ideal el uso de carpetas de anillas.
Una carpeta de anillas está cubierta por una tapa dura hecha de vinilo, plástico o cartón duro, como un libro de portada rígida. Una vez abierta, es posible observar las anillas, generalmente en círculos o en forma de D, más bien cuadrada.
Podemos encontrar carpetas de anillas en muchas variaciones de tamaño en función de su capacidad y dimensiones del papel. La mayoría de los países hacen uso de un sistema de dos o cuatro agujeros, separados a una distancia que varía entre los 21 o 70 milímetros, para hojas A4, conocidas como tamaño carta. En países como Estados Unidos, Canadá y Suecia se utilizan sistemas de tres anillos en hojas tamaño carta.

 

Carpetas de anillas

 

Origen alemán y evolución Sueca

Ante la necesidad de archivar documentos y mantener en orden los folios dispersos en la oficina, a mediados de 1886 es inventada la carpeta de anillas en Alemania, para su posterior comercialización en papelerias. Su inventor, Friedrich Soennecken, es conocido por hacer la invención del sistema de escritura redonda o script.
Tres años más tarde, en 1889, surge otro diseño. Andreas Tengwall patenta la Carpeta Trio, llamada así por el consorcio que hizo Tengwall con otros dos socios. El diseño de Tengwall se caracteriza por tener cuatro anillas en cada lado que cierran como horquillas. Esta carpeta definió el tamaño Estándar en Suecia.

 

Carpeta de anillas

 

Tipos y estilos de carpetas

Las carpetas de anillas se ofrecen al mercado en muchos estilos. Los materiales de los que está fabricada varía muchísimo y los diseños encontrados es incontable. Algunas carpetas hechas de vinilo tienen un bolsillo transparente en el exterior, ideal para introducir una portada personalizada.
La mayoría de las carpetas contienen bolsillos en la cubierta interior, ideales para archivar papeles sueltos, tarjetas de visita y hasta discos compactos. La tendencia actual en el diseño de carpetas de anillas apunta a la creación de carpetas con cremalleras que cierran la carpeta hacia arriba, impidiendo que algún papel se caiga fuera, y tambien encontramos las que se cierran con una goma ancha. Aunque de todos modos sigue siendo la “típica” la que más se comercializa.

Tipos de anillas

Existen diversos tipos de carpetas. Las anillas permiten clasificarlas dependiendo de sus proporciones, capacidad de almacenamiento y utilidad. Teniendo en cuenta que las anillas es el agujero realizado en la hoja, nos encontramos:

La anilla mixta es la ideal para clasificar los archivos en cualquier orden. Este tipo de anilla logra que los papeles archivados queden inmóviles porque se pueden colocar algunos en la parte recta y otros en la parte redonda de la anilla, a esto se debe su nombre de anilla mixta.

La anilla redonda es recomendable para quienes necesiten pasar las hojas rápido o de forma continua, como hojas de estudio o documentos jurídicos que son consultados de manera regular.

Para quienes necesitan consultar algún documento o folio en específico, es recomendable la carpeta de anilla cuadrada porque quedan todas las hojas alineadas y es más fácil localizar la página deseada.

Las carpetas que garantizan más capacidad de almacenamiento son las de palanca porque su mecanismo que abre y cierra las anillas permite archivar más de quinientas hojas en una carpeta.

 

Ventajas y desventajas del uso de carpetas anilladas

Las ventajas de usar carpetas de anillas para el archivo de información, documentos, clasificaciones y otros asuntos, radica en su practicidad y resguardo proporcionado a las hojas.
Sus anillas permiten agregar separadores o indicadores que establecen un orden definido, capaz de facilitar las tareas del usuario. Sus proporciones permiten que sea fácilmente transportada y mantienen resguardados los documentos archivados.
Las modernas carpetas anilladas hechas de tela permiten mejores condiciones de almacenamientos para los archivos. Son preferibles para quienes se trasladan de un lugar a otro y necesitan tener los documentos al alcance de su mano.
Se puede considerar como una desventaja el hecho de que el orden que proporciona la carpeta depende de la creatividad que tenga el usuario para establecer los criterios de almacenamiento. Si quien usa la carpeta de anillas archiva papeles sin considerar el orden en que los guarda, sin duda habrá un tumulto de papeles almacenados en desorden.
El hecho de tener una carpeta de anillas de proporciones grandes, en relación al volumen de documentos que se quieren archivar, es una desventaja, ya que ocupa más espacio, y es más difícil el traslado por el peso y las dimensiones de la carpeta.

comprar carpeta de anillas

 

¿Cómo usar de manera eficiente una carpeta de anillas?

El primer paso para dar un uso eficaz y completo a una carpeta de anillas es ordenar los papeles o documentos que desean ser archivados. Para ello se acomodan los papeles sobre un escritorio o una superficie plana y limpia.
Los documentos pueden ser guardados en el orden deseado, ya sea cronológico, alfabético o numérico. Se puede utilizar alguna hoja de cartulina para crear secciones, dependiendo de la necesidad del usuario.
Luego, con una agujereadora se perfora el papel para obtener los dos agujeros necesarios para archivar. Es recomendable doblar el papel por la mitad para hacer una marca y de esta manera lograr una perforación precisa. La distancia común es una separación de 20 milímetros por agujero.

Tenga en cuenta al comprar en su papelería

La comodidad que proporciona la carpeta de anillas depende del tamaño. Es preciso usar una carpeta que sea práctica y adaptada a la utilidad que requiere el usuario. Tener una carpeta más grande que lo que se está dispuesto a llevar consigo es un error común y no permite disfrutar a plenitud de las ventajas de usar una carpeta de anillas.

Cuando compre una carpeta de anillas, es recomendable comprar divisores para fomentar el orden de los documentos. Es indispensable evitar escribir notas innecesarias en la carpeta, ya que pueden confundir o distraer el orden de los archivos.

Las carpetas de anillas tienen un sinfín de diseños y dimensiones que se adaptan a las necesidades del usuario, así que es fundamental tener en cuenta el uso que se le dará.

Carpeta de anillas: garantía de orden para los documentos
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