Cómo archivar documentos, Normas Básicas para la Organización de los Archivos

Cómo archivar documentos

Archivar significa almacenar o preservar información. Diariamente, las organizaciones convierten documentos en papel a archivos digitales para aumentar su duración.

Eso sumado a la inmensa cantidad de información que se genera a través de los ordenadores hoy en día, sólo significa que archivar los documentos crecerá en importancia. Si sabes cómo hacerlo, podrás liberar espacio para que tu computadora gestione los documentos actuales de manera más eficiente.

Archivar información es esencial para manejar un negocio o una oficina. Cualquier organización o individuo puede beneficiarse de desarrollar un sistema codificado y consistente para archivar documentos, ya sea en la computadora o en un fichero. Utilizar unos métodos estructurados para archivar documentos te ahorrará tiempo y espacio.

Archivos de oficina

Los archivos de oficina o gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por las oficinas en el desarrollo de las funciones y actividades que tienen encomendadas, y que son conservados para la toma de decisiones y apoyo en la tramitación de asuntos.

Organización de los Archivos de Oficina

La organización de los archivos de oficina se basa en tres PRINCIPIOS:

  1. Ser reflejo de las actuaciones de la institución u entidad, y de la unidad responsable del archivo de oficina.
  2. Reproducir el orden original de la creación/recepción de los documentos y expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
  3. Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del archivo, el expediente administrativo. En los archivos de oficina encontramos documentos, expedientes y series.

Normas Básicas para la Organización de los Archivos

Aquí te daremos una serie de normas para que puedas archivar de manera correcta todos tus documentos, sigue estos pasos que te facilitaran el trabajo al momento de archivar.

1 Compra un archivador, clasificador o carpeta. Necesitarás un sistema para archivar documentos que sea tan grande como para soportar la cantidad de archivos que necesitas. Si no puedes comprar un fichero de última generación, busca unos modelos usados en las tiendas de segunda mano o tiendas de muebles.

Si no sabes que archivador tienes que elegir puede ayudarte con este articulo que ya escribimos para saber cual comprar:

¿Qué criterios hay que tener en cuenta a la hora de comprar los archivadores de la oficina?

 

2 Codifica tu sistema para archivar documentos. Necesitarás un proceso estandarizado para que todas las personas que archiven los documentos lo sigan. Escribe este conjunto de instrucciones para que los documentos puedan ser accesibles a quien sea que lo necesite.

3 Estampa la fecha con un sello en todo lo que archives. Cuando entre por la puerta, debes escribir o estampar la fecha en la parte superior, en el mismo lugar en cada documento. Tómate el tiempo de escribir las fechas en archivos pasados para tener una uniformidad.

4 Compra muchos fólderes. Separa tus documentos en proyectos o subconjuntos de proyectos. Es posible que más adelante tengas que ajustar un poco este sistema para acomodar los proyectos con grandes cantidades de datos.

5 Utiliza un fichero diferente para proyectos en proceso y para proyectos terminados. Si el fichero tiene muchos niveles, puedes utilizar la parte superior para proyectos en proceso y la parte inferior para proyectos completados.

6 Codifica los fólderes por color. Los fólderes están disponibles en una gran variedad de colores. Compra un color diferente para cada tipo de proyecto en el que trabajes. Por ejemplo, todos los archivos financieros pueden ser azules, mientras que los archivos de diseño pueden ser rosados.

7 Etiqueta los fólderes. Muchos fólderes para ficheros vienen con etiquetas de plástico. Úsalas para asegurarte de que puedas abrir tu fichero y encontrar inmediatamente lo que necesitas.

8 Guarda los nuevos documentos en la parte delantera de la fila. Mantenlos en orden cronológico al colocar los archivos más antiguos en la parte de atrás. Esto te ahorrará tiempo cuando necesites encontrar un documento.

9 Utiliza un sistema semanal para archivar documentos. Si tienes muchos documentos, consigue por lo menos siete fólderes que puedas utilizar de acuerdo a los días de la semana. Coloca los documentos que necesitas terminar en el sistema de días para que puedas organizar lo que necesitas cada día.

Mueve los archivos que no se terminaron hoy al fólder de mañana si necesitas hacerlo.

10 No utilices tu escritorio como un sistema para archivar documentos. Debido a que tienes fólderes para proyectos en proceso, debes guardar los documentos importantes en estos. Perderás menos archivos si están en el lugar correcto.

11 Deshazte de los archivos que no son necesarios. Una parte de un buen sistema para archivar documentos es tirar o triturar aquellos que no son esenciales. Esto reducirá el tamaño de tus archivos y te permitirá encontrar otros documentos de forma más fácil. Si no tienes destructora seguramente necesitas una, puede que el siguiente articulo te ayude:

Cómo seleccionar una destructora de papel competente

 

12 Haz un sistema numérico o codificado de archivo si tu oficina utiliza códigos. Esta puede ser un buena forma de utilizar la información específica del trabajo para archivar los documentos de forma más precisa.

13 Considera cambiarte a un sistema para archivar digitalmente si tienes pocos documentos físicos, pero bastantes archivos digitales. Algunos documentos, como los recibos, están creados para desteñirse con el paso del tiempo, así que es mejor guardarlos en un sistema para archivar documentos digitalmente.

14 Guarda todo tipo de documentos juntos. En lugar de mantener secciones separadas para discos, memorias USB, carpetas o folletos, guarda juntos todos los tipos de documentos siempre y cuando sean parte del mismo proyecto o subproyecto.

¿Como puedo archivar mis documentos digitales?

Si tienes gran cantidad de información en tu pc y necesitas archivarla y organizarla, no te preocupes de igual forma te daremos una serie de pasos sencillos que te ayudaran en esta tarea, síguelos y tendrás tus archivos digitales en perfecto orden.

1 Crea una copia de seguridad del sistema antes de que empieces a organizar. La parte más importante de archivar documentos digitalmente puede ser asegurarte de que tus archivos no se pierdan si un disco duro deja de funcionar, si alguien roba la computadora o si se pierde una contraseña.

Compra un disco duro extraíble o un sistema de almacenamiento en la nube.

Mejor aún, crea dos copias de seguridad. Si no tienes papeles, debes tener una copia de seguridad en el sitio y en otro lugar, en caso de que algo le suceda a tu oficina o computadora.

2 Establece el sistema de copia de seguridad para hacer una copia de seguridad diaria de toda tu computadora o de la información de tu página Web. Para los negocios que registran una gran cantidad de información a diario, es recomendable que realicen la copia de seguridad a cada hora.

3 Compra un escáner que se conecte a tu computadora. Escanea cada documento importante cuando llegue al correo para crear una copia de seguridad digital y un sistema para archivar documentos. Para proyectos extensos que archivar documentos digitalmente, compra un escáner de documentos con un alimentador de documentos y un software para archivar documentos de manera automática para ahorrar tiempo.

4 Protege tu copia de seguridad con una contraseña. Recuerda que es más seguro escribir tu contraseña en un pedazo de papel y guardarlo en tu billetera o en tu escritorio que guardarlo en un documento en la computadora. Un ladrón digital tiene menos probabilidades de atacar tu oficina, en vez de atacar tu computadora.

5 Decide si quieres usar un software o no. Si quieres controlar todos tus archivos directamente, simplemente debes establecer unas carpetas y unas subcarpetas en el disco duro de tu computadora. Si quieres utilizar un sistema de gestión de documentos, compra un software para archivar documentos y un programa de escaneado con reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés). El OCR significa que el documento escaneado que se crea será ubicable. La computadora puede leer documentos cuando escribes términos de búsqueda en el programa de software. Los sistemas OCR para archivar documentos te permitirán buscar entre estos al utilizar un texto que puede estar dentro de estos. Por ejemplo, el nombre de una tienda o un subtítulo.

6 Crea un sistema estándar de nombramiento. Nombra cada documento de la misma forma, incluyendo el tema, la fecha y otra información pertinente. Por ejemplo, los recibos deben tener el nombre de la tienda, la fecha y los productos que compraste.

7 Codifica tus carpetas y subcarpetas. Necesitarás separar tus documentos por fechas, temas o proyectos si archivas tus documentos al usar unas carpetas, en vez de un sistema de gestión de documentos. Crea un nuevo subconjunto de carpetas para organizar carpetas que tienen demasiados documentos.

8 Evita la tentación de guardar archivos en el escritorio de la computadora. Una vez que descargues los archivos, nómbralos de acuerdo a tu sistema y comprímelos de inmediato para poder acceder a ellos fácilmente.

9 Investiga y utiliza unos programas nativos. Las computadoras de Apple incluyen etiquetas de color para los archivos utilizados frecuentemente. Tanto las computadoras de Apple como las que tienen sistema Windows, a menudo tienen un sistema que crea copias de seguridad de forma automática y tienen unas capacidades de búsqueda.

Cataloga los documentos archivados para que con el tiempo otras personas y tú puedan encontrar los archivos que necesiten. Este proceso puede ser tan simple como nombrar los archivos o carpetas con el nombre del contenido y las fechas que incluyen los archivos.

Advertencias

Un riesgo es que se dañen los archivos. Por tanto, asegúrate de utilizar un sistema probado debidamente para hacer una copia de seguridad de tu información.

A menudo, los datos multimedia se asocian con un hardware o software específico y puede que no sean accesibles fuera de los sistemas propietarios.

No tener un sistema listo para archivar los documentos puede generar que se pierdan los archivos accidentalmente, especialmente si se eliminan por error.

Asigna un nombre al disco y haz clic en “Mostrar opciones de formato”.

Elige la opción “Con registro de inicio maestro” y haz clic en “Siguiente”.

Espera a que aparezca una carpeta de disco vacía. Esto significa que el disco está formateado y listo para copiar archivos.

Abre la carpeta con los documentos que desees archivar y arrastra estos archivos a la carpeta de disco vacía.

Concejos para el Archivo Perfecto

1 Divide los distintos expedientes a organizar

2 Debes darle estructura a los expedientes, la incorporación de documentos a un expediente debe seguir el curso de la tramitación del asunto al que se refiere, en general reproducen el orden cronológico de los documentos generados o recibidos. Los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad.

3 Organiza los Expedientes, los mismos deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto.

Abra un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada sesión de órgano colegiado, para cada petición de traslado académico, para cada convocatoria de oposiciones, etc.)

Determine el título oficial del expediente, que suele estar establecido en normativas, reglamentos, en la propia documentación, etc.

Evite la desmembración de los expedientes y la dispersión de los documentos que lo integran creando falsos expedientes.

Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el momento de su producción o recepción, ya que transcurrido un tiempo resulta más difícil hacerlo correctamente.

Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha sido abierto.

No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, día y persona que lo ha extraído o se le ha prestado.

Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su utilización.

No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha usado para su resolución, pero que no forma parte de él.

Organización de los Expedientes

Para lograr todo esto le recomendamos tener una organización interna de los expedientes a archivar

En general, la ordenación de los documentos dentro del expedientes será cronológica, ya que las actividades encaminadas a su resolución tienen una secuencia en el tiempo, de forma que el primer documento será el más antiguo y el último el más reciente.

Es necesario considerar los documentos que acompañan a otros documentos, que son de fecha anterior pero que deben ordenarse después del documento principal (ejemplo: instancia de solicitud de una plaza -documento principal- a la que acompaña documentos de certificación de notas, méritos, certificaciones,

etc. -documentación que acompaña-).

En expedientes complejos puede ser útil agrupar los documentos por trámites en subcarpetas, que a su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente (ejemplo: expediente de obras mayores se pueden agrupar en subcarpetas la licitación, contrato, etc.)

Los expedientes a su vez forman parte de una serie, pero ¿Qué es una serie?

Serie

Se entiende por serie el conjunto ordenado de documentos y expedientes generados por una unidad u oficina resultado de una misma gestión, actividad o procedimiento.

Organización de las Series

Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto.

Determine el título oficial de la serie, que suele estar establecido en normativas, reglamentos, manuales de procedimientos, en la propia documentación, etc. Una vez determinado su título debe mantenerse en el tiempo.

No use como título de series denominaciones referidas a tipos de documentos como oficios, notificaciones, etc., ni denominaciones genéricas como expedientes generales, varios, miscelánea, etc.

Identifique serie con procedimiento. Cada serie documental está identificada y codificada en el cuadro de clasificación de documentos administrativos.

Ordenación de las Series

Se establecerá un criterio de ordenación de los expedientes dentro de su serie, de acuerdo a la naturaleza de los expedientes que la formen y a la forma que facilite su recuperación.

Las series documentales se pueden ordenar bajo los siguientes criterios:

Orden cronológico, adecuado para documentos o expediente de presupuestos, nóminas, sesiones del Claustro, etc.

Orden alfabético de nombres de personas u organismos, adecuado para documentos o expediente personales, académicos, etc., o nombre de asuntos (ejemplos: informes de gestión).

Orden numérico, adecuado para expediente o documentos contables, nº de control de expedientes codificados como becas, etc.

Combinación de varios (ejemplo: cronológico y alfabético).

Instalación y Conservación de Documentos

Las condiciones de instalación de los documentos en las oficinas son fundamentales para la preservación y conservación de la documentación, y forman parte una buena organización del archivo de oficina.

Evite las carpetas de anillas, que obligan a taladrar la documentación. Si usa este tipo de carpetas introduzca la documentación dentro de dossier de plástico, así evitará taladrarla.

Desprenda a la documentación de gomas, clip, «post-it», y en la medida de lo posible también de grapas. Si no puede evitar el uso de grapas, use grapas galvanizadas.

Las cajas de archivo definitivo deben estar llenas, pero sin forzarlas para su cierre. Si están muy llenas o muy vacías la documentación sufre daños.

Apoye la caja sobre los estantes por el lado mas largo.

Coloque las cajas en lugares secos, alejados de polvo, y de focos de calor y luz.